Nouvelle procédure à suivre pour les formalités de départ

Dans le cadre de la simplification des procédures et de la rationalisation des processus administratifs, les départements HR et GS ont mis au point de nouvelles formalités de départ personnalisées sur EDH.

Depuis une année déjà, les étudiants qui quittent le CERN bénéficient de ces nouvelles formalités et depuis le 17 octobre 2011, cette procédure s’applique également aux catégories de membres du personnel du CERN suivantes : titulaires, boursiers et attachés.

Il est prévu que les utilisateurs bénéficient ultérieurement de cette procédure électronique.

À quoi servent les formalités de départ

Les formalités de départ visent à s'assurer que les membres du personnel prennent contact avec tous les services concernés pour les restitutions nécessaires (matériel, cartes, clés, dosimètre, équipement électronique, livres, etc.) et connaissent l'ensemble des prestations dont ils peuvent bénéficier lors de l'extinction de leur contrat.

Les nouvelles formalités de départ sur EDH présentent l’avantage d’afficher uniquement la liste des services qui doivent être visités selon la situation spécifique de chaque membre du personnel.

Ce que doit faire le membre du personnel

Lorsque l’extinction du contrat est confirmée par le département HR, le membre du personnel reçoit un e-mail qui contient toutes les informations nécessaires à l’accomplissement des formalités de départ :

• Une lettre (au format pdf) qui constitue la notification officielle des conditions de départ découlant de la situation contractuelle du membre du personnel concerné.  Toutes les informations indiquées tiennent compte de la situation personnelle de l’intéressé(e).

• Une fiche de départ  (sur EDH) qui liste tous les services vis-à-vis desquels le membre du personnel doit accomplir des formalités de départ.

Le membre du personnel doit accomplir les formalités auprès de tous les services indiqués dans la fiche de départ.  Les services peuvent être visités dans n'importe quel ordre, mais les indications qui apparaissent dans la colonne « délai » doivent être respectées. En effet, certaines formalités doivent être accomplies en priorité  et d'autres ne sont possibles que le dernier jour du contrat.

Les services concernés recherchent dans EDH la fiche de départ du membre du personnel et valident ensuite les formalités de départ en cochant la case « signature ». Ils ont la possibilité d’indiquer des commentaires pour leur usage interne.

Le membre du personnel doit impérativement se rendre dans le dernier service indiqué sur la fiche de départ, sans quoi, l'accomplissement des formalités de départ ne sera pas validé.

Et ceci, même s'il est prévu que le membre du personnel reste au CERN au bénéfice d’un contrat d’utilisateur.

À noter : l’accomplissement de toutes les formalités de départ est indispensable lors de l’extinction de contrat.

Besoin d’aide

Des informations complémentaires sont disponibles dans la procédure formalités de départ dans l’admin e-guide : https://cern.ch/admin-eguide/formalites/proc_form_dep_fr.asp

Si vous rencontrez des difficultés avec ce nouveau document EDH, nous vous prions d'envoyer un courrier électronique expliquant le problème rencontré à service-desk@cern.ch.

par HR & GS Departments